Топ-20 методов тайм-менеджмента
Time management — это система управления временем для повышения продуктивности и достижения поставленных целей. Чтобы получить черный пояс по тайм-менеджменту, нужно научиться использовать доступное время максимально эффективно, избегая не важных дел. Собрали самые популярные техники, которые помогают этого добиться.
Все приемы и стратегии были изобретены, чтобы люди стали более организованными, эффективными и успешными в личной и профессиональной жизни.
Все описанные методы тайм-менеджмента опираются на единые принципы.
МотивацияОсновной принцип: у дела должен быть результат, к которому хочется стремиться.
ПланированиеПланирование помогает избежать беспорядка и не упустить действительно важные дела.
ПриоритизацияМежду десятками дел нужно выбрать те, которые будут сделаны в первую очередь. Чем больше у вас опыта, тем легче вы определяете важные и срочные дела.
ДелегированиеНекоторые задачи могут быть большими, но абсолютно бесполезными в контексте достижения глобальной цели. Для повышения результативности такие задачи нужно научиться делегировать, чтобы освободить время на действительно важное.
Отдых и релаксацияНедостаток отдыха ведет к выгоранию и снижению производительности. Хороший метод планирования времени строится на балансе труда и отдыха.
Рационализация привычекПорой достижению целей мешает наличие вредных или отсутствие полезных привычек. Научившись управлять временем, вы научитесь различать их и получите мотивацию к пересмотру автоматических действий.
Описанные ниже методы появились в разное время и требуют разного уровня подготовки, но все они входят в арсенал коучей по личной эффективности.
Начинайте день с выполнения наиболее неприятной или сложной задачи, сравнимой с тем, как если бы вам нужно было съесть лягушку. Это помогает не прокрастинировать и напрямую улучшает продуктивность.
Если задача большая и пугающая, как слон, есть конкретный прием: разбейте ее на мелкие этапы. Это облегчает понимание задачи и помогает более организованно подходить к ее решению.
Пожалуй, самая базовая техника фокуса. Работа и отдых проходят в четко заданные интервалы времени. Автор техники предлагает режим «25 минут работы и 5 минут отдыха», но интервал можно задавать самостоятельно, ориентируясь на скорость работы и сложность задачи.
Записывая в список очередную задачу, сразу закладывайте на нее отрезок времени. Это даст наглядную визуализацию дня и покажет, сколько на самом деле вам требуется.
Актуальный метод для тех, чьи списки задач становятся невыполнимыми еще на этапе их создания. Попробуйте брать в работу на день лишь три самые важные задачи. Решив их, переходите к списку более мелких задач.
Мелкие дела можно отсеять и через методику под названием «1–3–5» или «принцип девяти дел»: за день выполните одну большую, три средних и пять небольших задач. Это сочетание считается максимально продуктивным, чтобы много успеть и не сильно устать.
Это метод организации электронной почты, когда к концу дня почтовый ящик абсолютно пуст, и вас не преследует навязчивая мысль, что кто-то ждет ответа. Выделяйте в течение дня регулярные временные отрезки на проверку и обработку электронной почты пока в ней не останется писем. Сразу отвечайте, архивируйте, удаляйте и маркируйте письма ярлыками.
В случае если задача точно потребует больше двух минут, а приступать к ней не хочется, дайте себе десять минут на работу с ней. Если за это время вы не втянетесь в процесс, значит, этот способ не для вас.
Если в череде задач вдруг возникает что-то срочное, не спешите хвататься за решение вопроса. Фокусируйтесь на том, что важно, — обычно такие дела уже записаны в ваш планер на сегодня. Все срочное переносите на следующий день. Конечно, если вы не кардиохирург и от вашего суточного бездействия никто не пострадает.
Определиться с приоритетами поможет матрица Эйзенхауэра. Ее идея в том, чтобы приоритезировать задачи на основе их важности и срочности. Выписывайте дела по квадрантам, решайте важные и срочные задачи, откладывайте срочные и важные и делегируйте несрочные и неважные.
Иллюстрация матрицы времени из книги Стивена Р. Кови «Главное внимание — главным вещам»
Этот процесс для отслеживания времени, если вам кажется, что вы делаете много, но все равно ничего не успеваете. В течение минимум трех–семи дней записывайте каждую потраченную минуту, включая лежание на диване и утренние пробки. Можно использовать цифровые инструменты, где удобно размечать работу, спорт и отдых разными цветами для наглядной демонстрации временных затрат.
Этот принцип относится к системе Getting Things Done, разработанной известным консультантом по личной продуктивности Дэвидом Алленом. Суть проста: если дело займет меньше двух минут, сделайте его сразу. Это позволит избежать накопления мелких дел, которые создают беспорядок в расписании.
Известно, что 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% приносят лишь 20% результата. Ваша задача понять, какие дела приносят больше профита (удовлетворение, деньги, признание, развитие), и сфокусироваться на них.
Обязательно планируйте перерывы и выстраивайте вокруг них встречи и дедлайны. Это поможет поддерживать баланс работы, личной жизни и отдыха, чтобы не выгорать.
Модель 4D полезна, когда вы не знаете, за что хвататься в огромном списке дел. Проанализируйте все подряд и поставьте им соответствующий статус:
Не берите одновременно несколько проектов и не решайте дела параллельно. Фокус на одной задаче позволяет эффективнее использовать время и достигать результатов быстрее.
Это дата или время, когда задача или ее очередной этап должны быть выполнены. Установка дедлайнов помогает создать структуру и определить, какие задачи более приоритетны. А сжатые сроки улучшают фокус и мотивацию, не оставляя времени на прокрастинацию.
Календарь незаменим при расстановке дел в долгосрочной перспективе. Он поможет не забыть, в каком месяце командировка, отпуск и день рождения начальника; отследить возможные наложения времени в личном и рабочем календарях; без лишних усилий запланировать повторяющиеся встречи и поставить напоминания, чтобы не пропустить их.
Еще этот метод может называться «Fresh or Fried». Подразумевается, что человеческий мозг свеж с утра и поджарен на огне дедлайнов к вечеру. Поэтому самые важные дела нужно сделать утром, пока вы свежи и полны мотивации. Для этого расставлять приоритеты нужно с вечера, перенося менее ресурсозатратные задачи на вторую половину дня.
При планировании любым методом важно помнить, что работа занимает все время, которое на нее отведено. Есть у вас на проект два часа или шестнадцать — вы потратите их все, при этом разница в качестве едва будет заметна кому-то, кроме вас. Подумайте, может быть, время на какие-то задачи можно сократить?
Технологии не стоят на месте. Существуют десятки приложений, помогающих фокусироваться, приоритизировать дела и вести списки задач. Выбрали три, чьи функции закроют все потребности. Используйте их или найдите аналогичные.
Кажется очевидным, что использование тайм-менеджмента позволяет делать работу эффективнее и сохранять баланс между трудом и личной жизнью. Но вокруг него по-прежнему витает много мифов.
Тайм-менеджмент вовсе не про время, а про результативность в достижении целей. А цели есть у каждого.
Привычка делать одновременно несколько дел, например писать письмо во время планерки, — это не эффективный труд, а помеха результативности. Постоянное переключение с одной задачи на другую снижает концентрацию и требует больше времени, чем если бы дела решались друг за другом.
Скептики привыкли относиться к тайм-менеджменту как к проявлению токсичной продуктивности, и «успешный успех» давно стал мемом. Но продуктивность — это не количество выполненных дел, а качественные цели, достигнутые за меньший промежуток времени. По-настоящему эффективен тот человек, что работает меньше, а результаты выдает выше.
Творческие процессы могут быть беспорядочными, а тайм-менеджмент помогает структурировать время, поддерживать дисциплину, планировать разумные дедлайны, чтобы снизить стресс и создать комфортную атмосферу для проявления креативности.
Кратко перечислим несколько книг, которые помогут прокачать навыки тайм-менеджмента.
Применяйте описанные техники или адаптируйте их под ваш личный образ жизни, чтобы эффективнее управлять временем и достигать намеченных целей.
Современный ритм жизни, когда все куда-то торопятся и бегут, заставляет нас ежедневно задаваться вопросом: как все успеть? И не просто успеть, а при этом не выгореть от огромного количества задач и найти время на отдых, хобби, близких людей.
Современный мир требует умения работать в режиме многозадачности. В этой статье рассмотрим ключевые аспекты тайм-менеджмента и многозадачности, полезные советы и упражнения для эффективной организации работы и повседневных дел.
В нашем современном мире, полном информационных перегрузок и постоянных раздражителей, сохранить концентрацию и сосредоточиться на задаче может быть сложно. В этой статье мы рассмотрим способы, которые помогут бороться с отвлекающими факторами.
Принцип Парето, также известный как «правило 80/20», имеет широкое применение в различных областях жизни и бизнеса. В данной статье мы разберемся, как применять принцип Парето и в чем его ключевые преимущества и недостатки.
Заполняя эту форму, вы подтверждаете, что ознакомились с Правилами сайта , и даете согласие на обработку своих персональных данных.
В ближайшее время мы свяжемся с вами для уточнения деталей, после чего подготовим индивидуальное коммерческое предложение под ваши задачи.
Заполняя эту форму, вы подтверждаете, что ознакомились с Правилами сайта, и даете согласие на обработку своих персональных данных.
