Топ-20 методов тайм-менеджмента

Редакция Alpina Digital

Редакция Alpina Digital

Возможно, лучшие котики во Вселенной

19.10.2023 0 отзыва 207 просмотров 23 минуты

Хлебные крошки

Содержание

  1. Цели тайм-менеджмента
  2. Принципы тайм-менеджмента
  3. 20 лучших техник в тайм-менеджменте
  4. Приложения для управления временем
  5. Заблуждения о тайм-менеджменте
  6. 15 книг по тайм-менеджменту
  7. Заключение

Контент материала

Time management — это система управления временем для повышения продуктивности и достижения поставленных целей. Чтобы получить черный пояс по тайм-менеджменту, нужно научиться использовать доступное время максимально эффективно, избегая не важных дел. Собрали самые популярные техники, которые помогают этого добиться.

Цели тайм-менеджмента

Все приемы и стратегии были изобретены, чтобы люди стали более организованными, эффективными и успешными в личной и профессиональной жизни.

  1. - Путем эффективного распределения задач и времени можно выполнять больше работы за меньшее время.
  2. - Тайм-менеджмент помогает сосредотачиваться на важных задачах, чтобы быстрее достигать поставленных целей и реализации мечты.
  3. - Выполнение задач в срок снижает уровень стресса.
  4. - Персональный тайм-менеджмент позволяет выделять время для семьи, отдыха и хобби.
  5. - Мастерски управляя временем, можно выделить «окно» на обучение и развитие новых навыков, чтобы в конце концов стать еще более эффективным.

Принципы тайм-менеджмента

Все описанные методы тайм-менеджмента опираются на единые принципы.

Мотивация

Основной принцип: у дела должен быть результат, к которому хочется стремиться.

Планирование

Планирование помогает избежать беспорядка и не упустить действительно важные дела.

Приоритизация

Между десятками дел нужно выбрать те, которые будут сделаны в первую очередь. Чем больше у вас опыта, тем легче вы определяете важные и срочные дела.

Делегирование

Некоторые задачи могут быть большими, но абсолютно бесполезными в контексте достижения глобальной цели. Для повышения результативности такие задачи нужно научиться делегировать, чтобы освободить время на действительно важное.

Отдых и релаксация

Недостаток отдыха ведет к выгоранию и снижению производительности. Хороший метод планирования времени строится на балансе труда и отдыха.

Рационализация привычек

Порой достижению целей мешает наличие вредных или отсутствие полезных привычек. Научившись управлять временем, вы научитесь различать их и получите мотивацию к пересмотру автоматических действий.

20 лучших техник в тайм-менеджменте

Описанные ниже методы появились в разное время и требуют разного уровня подготовки, но все они входят в арсенал коучей по личной эффективности.

Ешьте лягушку первой

Начинайте день с выполнения наиболее неприятной или сложной задачи, сравнимой с тем, как если бы вам нужно было съесть лягушку. Это помогает не прокрастинировать и напрямую улучшает продуктивность.

Делите слона по кусочкам

Если задача большая и пугающая, как слон, есть конкретный прием: разбейте ее на мелкие этапы. Это облегчает понимание задачи и помогает более организованно подходить к ее решению.

Метод Pomodoro

Пожалуй, самая базовая техника фокуса. Работа и отдых проходят в четко заданные интервалы времени. Автор техники предлагает режим «25 минут работы и 5 минут отдыха», но интервал можно задавать самостоятельно, ориентируясь на скорость работы и сложность задачи.

Список задач с фиксацией времени

Записывая в список очередную задачу, сразу закладывайте на нее отрезок времени. Это даст наглядную визуализацию дня и покажет, сколько на самом деле вам требуется.

Трех дел достаточно

Актуальный метод для тех, чьи списки задач становятся невыполнимыми еще на этапе их создания. Попробуйте брать в работу на день лишь три самые важные задачи. Решив их, переходите к списку более мелких задач.

Принцип девяти дел

Мелкие дела можно отсеять и через методику под названием «1–3–5» или «принцип девяти дел»: за день выполните одну большую, три средних и пять небольших задач. Это сочетание считается максимально продуктивным, чтобы много успеть и не сильно устать.

Zero inbox

Это метод организации электронной почты, когда к концу дня почтовый ящик абсолютно пуст, и вас не преследует навязчивая мысль, что кто-то ждет ответа. Выделяйте в течение дня регулярные временные отрезки на проверку и обработку электронной почты пока в ней не останется писем. Сразу отвечайте, архивируйте, удаляйте и маркируйте письма ярлыками.

Только 10 минут

В случае если задача точно потребует больше двух минут, а приступать к ней не хочется, дайте себе десять минут на работу с ней. Если за это время вы не втянетесь в процесс, значит, этот способ не для вас.

Отложите срочные дела на завтра

Если в череде задач вдруг возникает что-то срочное, не спешите хвататься за решение вопроса. Фокусируйтесь на том, что важно, — обычно такие дела уже записаны в ваш планер на сегодня. Все срочное переносите на следующий день. Конечно, если вы не кардиохирург и от вашего суточного бездействия никто не пострадает.

Матрица Эйзенхауэра

Определиться с приоритетами поможет матрица Эйзенхауэра. Ее идея в том, чтобы приоритезировать задачи на основе их важности и срочности. Выписывайте дела по квадрантам, решайте важные и срочные задачи, откладывайте срочные и важные и делегируйте несрочные и неважные.

Иллюстрация матрицы времени из книги Стивена Р. Кови «Главное внимание — главным вещам»

Анализ времени

Этот процесс для отслеживания времени, если вам кажется, что вы делаете много, но все равно ничего не успеваете. В течение минимум трех–семи дней записывайте каждую потраченную минуту, включая лежание на диване и утренние пробки. Можно использовать цифровые инструменты, где удобно размечать работу, спорт и отдых разными цветами для наглядной демонстрации временных затрат.

Правило 120 секунд и другие техники GTD

Этот принцип относится к системе Getting Things Done, разработанной известным консультантом по личной продуктивности Дэвидом Алленом. Суть проста: если дело займет меньше двух минут, сделайте его сразу. Это позволит избежать накопления мелких дел, которые создают беспорядок в расписании.

Принцип Парето

Известно, что 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% приносят лишь 20% результата. Ваша задача понять, какие дела приносят больше профита (удовлетворение, деньги, признание, развитие), и сфокусироваться на них.

Планирование перерывов

Обязательно планируйте перерывы и выстраивайте вокруг них встречи и дедлайны. Это поможет поддерживать баланс работы, личной жизни и отдыха, чтобы не выгорать.

Система 4D

Модель 4D полезна, когда вы не знаете, за что хвататься в огромном списке дел. Проанализируйте все подряд и поставьте им соответствующий статус:

  1. - do — важно сделать лично вам, нельзя делегировать или удалить;
  2. - delegate — поручить задачу тому, кто выполнит ее не хуже;
  3. - delete — задача внезапно стала неактуальной и от нее можно избавиться
  4. - delay — задачи, которые не требуют немедленного решения и их можно перенести на фиксированный срок.

Избегание многозадачности

Не берите одновременно несколько проектов и не решайте дела параллельно. Фокус на одной задаче позволяет эффективнее использовать время и достигать результатов быстрее.

Дедлайны

Это дата или время, когда задача или ее очередной этап должны быть выполнены. Установка дедлайнов помогает создать структуру и определить, какие задачи более приоритетны. А сжатые сроки улучшают фокус и мотивацию, не оставляя времени на прокрастинацию.

Календарь

Календарь незаменим при расстановке дел в долгосрочной перспективе. Он поможет не забыть, в каком месяце командировка, отпуск и день рождения начальника; отследить возможные наложения времени в личном и рабочем календарях; без лишних усилий запланировать повторяющиеся встречи и поставить напоминания, чтобы не пропустить их.

Вечерняя подготовка

Еще этот метод может называться «Fresh or Fried». Подразумевается, что человеческий мозг свеж с утра и поджарен на огне дедлайнов к вечеру. Поэтому самые важные дела нужно сделать утром, пока вы свежи и полны мотивации. Для этого расставлять приоритеты нужно с вечера, перенося менее ресурсозатратные задачи на вторую половину дня.

Закон Паркинсона

При планировании любым методом важно помнить, что работа занимает все время, которое на нее отведено. Есть у вас на проект два часа или шестнадцать — вы потратите их все, при этом разница в качестве едва будет заметна кому-то, кроме вас. Подумайте, может быть, время на какие-то задачи можно сократить?

Приложения для управления временем

Технологии не стоят на месте. Существуют десятки приложений, помогающих фокусироваться, приоритизировать дела и вести списки задач. Выбрали три, чьи функции закроют все потребности. Используйте их или найдите аналогичные.

  1. 1. Todoist: приложение для создания списков задач. Их можно приоритизировать, разделять по сферам, передавать в совместный доступ, ставить дедлайны и задавать режим повторения.
  2. 2. Trello/Kaiten/Jira/Weeek: таск-менеджеры для управления проектами по системе канбан. Это доски с карточками, которые визуализируют путь проекта от идеи до результата.
  1. 3. Forest: Мотивирующее приложение, которое поможет не отвлекаться на телефон. Чем дольше вы сосредоточены на задаче, тем выше и плодоноснее ваше дерево. Если вы переводите приложение в фоновый режим раньше заданного времени, дерево увядает.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Кажется очевидным, что использование тайм-менеджмента позволяет делать работу эффективнее и сохранять баланс между трудом и личной жизнью. Но вокруг него по-прежнему витает много мифов.

Тайм-менеджмент нужен лишь тем, кто опаздывает

Тайм-менеджмент вовсе не про время, а про результативность в достижении целей. А цели есть у каждого.

Многозадачность = эффективность

Привычка делать одновременно несколько дел, например писать письмо во время планерки, — это не эффективный труд, а помеха результативности. Постоянное переключение с одной задачи на другую снижает концентрацию и требует больше времени, чем если бы дела решались друг за другом.

Чем больше занятость, тем выше эффективность

Скептики привыкли относиться к тайм-менеджменту как к проявлению токсичной продуктивности, и «успешный успех» давно стал мемом. Но продуктивность — это не количество выполненных дел, а качественные цели, достигнутые за меньший промежуток времени. По-настоящему эффективен тот человек, что работает меньше, а результаты выдает выше.

Тайм-менеджменту нет места в творчестве

Творческие процессы могут быть беспорядочными, а тайм-менеджмент помогает структурировать время, поддерживать дисциплину, планировать разумные дедлайны, чтобы снизить стресс и создать комфортную атмосферу для проявления креативности.

15 книг по тайм-менеджменту

Кратко перечислим несколько книг, которые помогут прокачать навыки тайм-менеджмента.

  1. 1. «Фокус: Достижение приоритетных целей»Стивен Р. Кови и Стив Джонс
  2. 2. «Гиперфокус: Как я научился делать больше, тратя меньше времени», Крис Бэйли
  3. 3. «Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут», Штаффан Нётеберг
  4. 4. «Книга о потерянном времени: У вас больше возможностей, чем вы думаете», Лора Вандеркам
  5. 5. «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди
  6. 6. «Найди время: Как фокусироваться на главном», Джейк Кнапп и Джон Зерацки
  7. 7. «Управление стрессом: Как найти дополнительные 10 часов в неделю», Дэвид Льюис
  8. 8. «Найти баланс: 50 советов о том, как управлять временем и энергией», Карен Тайбер Лиланд и Кит Бейли
  9. 9. «Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом», Сергей Бехтерев
  10. 10. «Правила самоорганизации: Как все успевать, не напрягаясь», Ричард Темплар
  11. 11. «Давай сейчас! Практические советы: как начать, закончить или продолжить любое дело», Евгений Машковский
  12. 12. «Четыре тысячи недель: Тайм-менеджмент для смертных», Оливер Беркман
  13. 13. «Канбан Метод: Улучшение системы управления»>, Майк Барроуз
  14. 14. «Agile life: Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг», Катерина Ленгольд
  15. 15. «Скрам: Гибкое управление продуктом и бизнесом», Кен Швабер

Заключение

Применяйте описанные техники или адаптируйте их под ваш личный образ жизни, чтобы эффективнее управлять временем и достигать намеченных целей.

Поделиться статьей:

Вам может понравиться

Форма подписки