Дистанционное деловое общение

Когда мы общаемся через интернет, без возможности видеть или слышать собеседника, легко неправильно понять друг друга. Например, точка в конце предложения или отсутствие эмодзи иногда воспринимаются как скрытое раздражение или агрессия. Еще на эффективность общения влияют посторонние раздражители — домашние дела, социальные сети, погода за окном, желание читать книги и смотреть сериалы в рабочее время. Это может привести к ошибкам в понимании задачи и, следовательно, к неверному решению и возможному конфликту. Как помочь удаленным сотрудникам не только эффективно работать, но и правильно коммуницировать друг с другом? Разбираемся в данной статье.

Дистанционное общение требует внимательного взвешивания плюсов и минусов и поиска оптимального баланса между ними.

Плюсы дистанционного общения:

1. + Гибкость и комфорт. Сотрудники в любом количестве могут работать над общими задачами в едином виртуальном пространстве.
2. + Удобство для международных команд. Дистанционное общение облегчает взаимодействие с коллегами из разных часовых поясов без необходимости их физического перемещения.
3. + Широкие возможности коммуникации. Можно общаться и вести совместную деятельность с лучшими экспертами из разных стран и городов — США, Аргентины, Дальнего Востока, Москвы и не только. И делать это в короткие сроки без временных и финансовых затрат на командировки.
4. + Это быстро. Больше не нужно ждать почтового корабля, чтобы доставить ваши слова до пользователей продукции на другом конце света. Чаты и электронная почта ускорили работу в тысячи раз.

У дистанционного делового общения существуют и недостатки:

1. - Проблемы с коммуникацией. Возможны недопонимания из-за того, что участники плохо считывают невербальные сигналы, таких как мимика и жесты, которые играют важную роль в общении.
2. - Отсутствие личного контакта. Невозможность физического присутствия может снижать уровень доверия и сплоченности в команде, что может отрицательно сказаться на мотивации.
3. - Трудности с поддержанием корпоративной культуры. Сложнее передать ценности и стандарты компании через экран.
4. - Технические проблемы. Проблемы со связью, программным обеспечением или оборудованием могут серьезно помешать эффективной коммуникации.
5. - Сложность адаптации для некоторых работников. Не все люди одинаково хорошо адаптируются к дистанционному общению, для некоторых это может быть стрессом.
6. - Безопасность данных. Передача данных через сторонние каналы угрожает безопасности информации.

Для продуктивной коммуникации с удаленными сотрудниками следует придерживаться нескольких ключевых принципов:

1. ✓ Использовать разнообразные средства связи для разных задач: общение — в чатах, рабочие совещания — через видеозвонки, ведение отчетности о работе — через электронную почту.
2. ✓ Настроить каналы коммуникации: каждый сотрудник должен знать, кто ответит на его финансовые вопросы, уточнит нюансы по отпуску, окажет техническую поддержку, разъяснит задачу; а также к кому можно обратиться за советом.
3. ✓ Собирать всю необходимую информацию по текущей задаче в одно сообщение, будь то электронное письмо или мессенджер. Так меньше риск потери важной информации и непонимания задачи со стороны сотрудника, который побоялся задать уточняющий вопрос.
4. ✓ Задачи лучше сначала писать, а затем проговаривать по телефону, уточняя сроки и ожидаемые результаты.
5. ✓ Поддерживать менее официальное общение, создавая отдельные чаты для обсуждения нерабочих тем и укрепления командного духа.
6. ✓ Быть вежливыми и приветливыми в общении, использовать смайлики и поддерживающий тон.

Видеоконференции — основной способ наладить продуктивное взаимодействие на дистанции. Но для обеспечения эффективного и целенаправленного общения необходимы четкие правила по их проведению.

Управление проектами и командами, работающими удаленно, обладает еще парой особенностей. Кроме постановки задач, важно помогать сотрудникам грамотно распоряжаться временем, поскольку от их эффективности зависит выполнение работы другими людьми. Ведь если бухгалтер не подготовит отчет, руководитель не сможет представить его инвесторам. Также важно уметь разрешать конфликты на расстоянии, поскольку спорные ситуации возникают при любом современном формате общения.

Несколько советов, как добавить рабочего настроения удаленным сотрудникам и сделать их рабочий день более похожим на офлайн-формат:

1. • Общие программы для удаленной работы: календари, планировщики задач, сервер для хранения фотографий, корпоративная почта, приложение для видеоконференций.
2. • Регулярные видеосозвоны, которые позволят сотрудникам видеть и узнавать друг друга, понимать, что они работают для достижения общих целей с реальными людьми.
3. • Постановка задач должна быть четкой с назначением ответственного лица и однозначными в интерпретации формулировками.
4. • При разрешении конфликтной ситуации не стоит использовать переписку в чатах или по электронной почте, где нельзя почувствовать настроение и намерения человека, выражающиеся в невербальных сигналах. Необходимо устроить переговоры лично (по видео) с каждым из участников конфликта и затем сделать общую встречу для выработки решения.
5. • Пожелания, как стоит улучшить работу, лучше давать лично, а хвалить и благодарить за идеи и реализованные проекты — публично.

Вместе с гибкостью и возможностью работать из любого уголка мира в жизнь удаленных сотрудников приходят и сложности — от чувства изоляции до многочисленных отвлекающих факторов. Вот несколько стратегий, которые помогут персоналу оставаться продуктивными и активными в общении.

Напоследок несколько советов по обеспечению конфиденциальности и соблюдению норм этикета в виртуальном рабочем окружении:

1. 1. Используйте надежные инструменты коммуникации: выбирайте программы для видеоконференций и обмена сообщениями, которые предлагают шифрование данных и имеют хорошую репутацию в плане защиты конфиденциальной информации.
2. 2. Создайте политику безопасности: разработайте четкие правила для вашей команды о том, какие данные могут передаваться через интернет и как следует обращаться с конфиденциальной информацией.
3. 3. Обучайте персонал основам компьютерной грамотности и этике поведения в интернете. Простой пример: научите их использовать сложные пароли и скрывать их, а также тому, как избежать отправки конфиденциальной информации третьим лицам.
4. 4. Ограничьте доступ к данным: предоставляйте доступ к конфиденциальной информации только тем работникам, которым он действительно необходим для выполнения профессиональных задач.
5. 5. Обеспечьте физическую безопасность устройств: убедитесь, что все рабочие устройства защищены от несанкционированного доступа даже вне офиса.

Развитие навыков дистанционного делового общения критически важно для поддержания глобальной интеграции и оперативности бизнеса, особенно в условиях увеличения спроса на гибкие формы работы и необходимости адаптации к новым технологиям. Эти навыки позволяют компаниям экономить время и ресурсы, обеспечивая при этом привлечение талантов со всего мира.