Дистанционное обучение персонала: этапы и сложности

Обучение персонала — ключ к развитию компании. Людям уже недостаточно получать зарплату за проведенное в офисе время, они выбирают те компании, где созданы возможности для обучения, профессионального роста и построения карьеры. Работодатели, которые готовы вкладывать в персонал время, деньги и знания, могут рассчитывать на большую вовлеченность команды и, как следствие, на повышение производительности всего бизнеса.

Чтобы обучение приносило результат, оно должно помогать сотрудникам эффективнее решать их текущие задачи и развивать новые навыки, востребованные в постоянно меняющемся корпоративном мире. То есть обучение обязано быть регулярным. Однако зачастую собирать большую команду в одно время в одном месте — сложно, дорого и почти невозможно. Всегда есть срочные оперативные задачи, которые кому-то надо решать.

А если компания большая и существует не первый год, часть коллектива с большой вероятностью работает на удаленке. По желанию или по необходимости. Решение проблемы — система дистанционного обучения (СДО). Это удобно и требует меньше ресурсов. Сотрудники разово получают подготовленные материалы через интернет, изучают их в комфортной обстановке и закрепляют пройденное с помощью тестирования или финального экзамена.

С одной стороны, для онлайн-обучения достаточно скинуть всем сотрудникам ссылку доступа к платформе с материалами. С другой — стоит помнить о минусах удаленного формата, чтобы нивелировать их в процессе подготовки программы.

При дистанционном обучении сложно оценить мотивированность и вовлеченность сотрудника. Большая часть форматов не предполагает двустороннего онлайн-видео, когда весь персонал находится онлайн с включенной камерой. Также сотрудники могут проходить обучение не по желанию, а по требованию. В этом случае они будут слушать невнимательно и использовать любую возможность, чтобы отвлечься: параллельно листать ленту в соцсетях, переписываться в мессенджерах, смотреть кино. Чтобы эффективность обучения можно было контролировать, в курсы необходимо вводить проверку усвоенного материала.

В случае возникновения проблемы — рабочего или бытового характера — при личном контакте сотрудник всегда может обратиться к коллегам, чтобы попросить ручку, наушники или помочь с ошибкой в системе. При дистанционном формате помощь придется просить в общем чате, что может вызвать дискомфорт у неуверенного в себе сотрудника. Избежать этого позволят четкие инструкции по использованию платформ и доступу к материалам. Также нужно обеспечить всю команду контактом IT-специалиста, который будет решать технические заминки по мере их возникновения.

Новости компании в дистанционном формате распространяются очень медленно. До удаленных сотрудников новости доходят в последнюю очередь, а смешных случаев на работе и бытовых историй они и вовсе лишены. При обучении на дистанции у коллег будет еще меньше поводов общаться друг с другом, ведь им не нужно решать общие рабочие задачи. Избежать изоляции и отчуждения помогут живые вебинары раз в неделю или чат в мессенджере для поддержания неофициального общения.

Самой большой сложностью после человеческого фактора является техника. Интернет-провайдер может устроить ремонт сети, VPN — дать сбой, у сотрудника может сломаться компьютер или телефон, через который он выходил на платформу. Это критично для видеокурсов в прямом эфире, поэтому их стоит записывать и выкладывать на площадку курса, чтобы все слушатели могли пройти урок даже в случае форс-мажора.

При онлайн-обучении концентрации способствует общая атмосфера: тишина, фокус на спикере, выделенное время и место. Находясь по другую сторону экрана, сотрудникам сложнее поддерживать мотивацию и дисциплину. Для решения этой проблемы потребуется харизма спикера и интересная программа обучения. Она должна быть разнообразной и вовлекающей: включать живые примеры, личные истории, видео- и фотоматериалы. Не спешите удалять неудавшиеся фрагменты записи — они делают видео ближе к аудитории.

Минусы дистанционного обучения персонала поправимы и легко перекрываются плюсами удаленного формата.

Сотрудники сами выбирают время и место для учебы дистанционно. Одни предпочитают послушать лекции и проходить тест рано утром или поздно вечером, когда все домочадцы спят, — а возможно, им проще усваивать информацию в определенное время дня. Другим комфортнее сделать занятия частью рабочего расписания. Третьи хотят освободить вечер и проходят уроки в обеденный перерыв. Если у сотрудников будет возможность посмотреть урок при появлении окошек в рабочем расписании, это меньше скажется на производительности, чем полная остановка работы всего коллектива. Также онлайн-доступ к единой базе знаний дает возможность проходить модули столько раз, сколько требуется для понимания и закрепления информации.

Обучение — это вложение в персонал. Однако дистанционное обучение требует меньших затрат — и финансовых, и временных. Лектору и сотрудникам не нужно добираться до работы или конференц-зала. Преподавателю, находящемуся в другом городе или в другой стране, не нужно оплачивать перелет и жилье. Также не нужно платить за аренду зала, свет, обеспечивать кофе-брейки. И конечно, достаточно записать курс один раз, единожды оплатив труд спикера и креативной команды, а затем воспроизводить его бессчетное количество раз.

Компании при формировании коллектива могут нанимать лучших или более выгодных специалистов, не обращая внимания на географические границы. Удаленное обучение позволит донести до каждого члена команды единые стандарты и требования. Плюс у работодателя из региона появляется возможность дотянуться до экспертов из Москвы и других крупных городов, а столичным руководителям — до экспертов из других стран. Возможно, ранее они отказывались приезжать на офлайн-обучение из-за экономии времени или если компания не могла обеспечить им комфортный перелет и проживание.

В случае частого пополнения кадров при постоянном развитии компании легче всего обучать новых сотрудников по выработанным стандартам удаленно. Достаточно один раз записать вводный курс, чтобы использовать его в течение нескольких лет для онбординга новичков. Также можно создать единую базу знаний о компании или продукте в виде презентаций, чтобы действующие сотрудники могли обращаться к формулировкам и цифрам, когда возникнет необходимость.

Редко бывает так, что всему офису нужно пройти один и тот же курс. Возможно, сотрудникам будет полезно послушать одного спикера, но рабочие вопросы у каждого свои. Дистанционное образование может состоять из индивидуальных модулей, закрывающих конкретные цели конкретного сотрудника. Например, несколько базовых уроков можно дополнить узкоспециализированными вебинарами по лидерству, коммуникации, продажам, написанию текстов. Или запустить обучение удаленной работе для расширения возможностей персонала. А может быть, ваш сотрудник погряз в рутине повседневных обязанностей и готов вот-вот сменить профессию, лишь бы привнести новизну в рабочие отношения? Повышение или расширение квалификации с помощью онлайн-обучения позволит ему сохранить место в компании, а заботливого руководителя обеспечит преданным специалистом.

Удаленное обучение имеет разные форматы, которые, в свою очередь, зависят от финансовых возможностей компании и целей обучения.

Лекторы записывают видеоуроки по заранее составленной программе, где на каждую тему готовят одно или несколько видео.

Материалы могут быть записаны или продублированы в аудиоформате, если он предпочтительнее для целей обучения.

Кроме видео- или аудиоуроков, обучение строится на учебниках и электронных книгах, которые хранятся на едином портале или в корпоративной библиотеке организации.

Обучение может идти в записи, а может проходить в режиме реального времени. Для этого потребуется площадка под видеоконференции, на которой все участники будут общаться, обсуждать вопросы по теме занятия и выполнять упражнения.

Форматы могут комбинироваться и адаптироваться в зависимости от потребностей обучающихся и работодателя.

Корпоративное обучение всегда имеет четкую цель: познакомить нового сотрудника с ценностями компании и ввести в курс дела; довести до сведения команды новые стандарты работы или изменения в оценке результатов; повысить квалификацию коллектива или презентовать новый продукт. В зависимости от цели сценарии запуска будут различаться. Но существуют и единые правила.

Имея представление об основных принципах, можно переходить к пошаговому запуску курса. Мы составили краткий гайд с основными этапами подготовки программы.

Нужно решить, будет ли вся команда учиться синхронно, то есть приходить на занятия в одно время в полном составе, или предпочтительнее асинхронная модель, когда сотрудники могут смотреть материалы в своем темпе в удобное для каждого время.

Конечно, можно выйти в прямой эфир в соцсетях или устроить конференц-звонок по телефону. Но намного эффективнее выбрать надежную площадку, которая предназначена для дистанционной коммуникации. На такой платформе можно проводить конференции разной длительности, есть демонстрация экрана, чат, возможность передать файл и вместить всех желающих слушателей. Существует два типа платформ, подходящих для удаленного обучения. Это может быть платформа для связи и вебинаров вроде Zoom или GoToMeeting либо платформа для вебинаров — виртуальный класс, например Google Workspace.

Убедившись, что программа соответствует целям обучения, подготовьте ее наполнение: видеоуроки, дополнительные аудио и видеоматериалы, тексты, презентации, тестовые задания для проверки знаний, pdf-файлы с ревью занятия. Предусмотрите контакт для обратной связи и технической поддержки.

Загрузите материалы на выбранную платформу и проверьте доступ к ним с разных устройств и браузеров. После этого разошлите всем сотрудникам приглашения с подробной инструкцией к доступу на платформу и поиску материалов.

Сформулируйте критерии оценки эффективности обучения. Вашей команде требуется просто прослушать курс и таблицы посещаемости будет достаточно? Или сотрудники должны сразу использовать полученную информацию в своей работе, и для этого потребуется проверка знаний в виде тестов и экзаменов? Зафиксируйте критерии в электронном виде и доведите до сведения всех слушателей программы.

С запуском дистанционного обучения рабочий процесс для креативной команды и руководства компании не заканчивается. Следующая задача всех причастных — повысить эффективность тренинга. Вот несколько советов, как этого добиться.

Сотруднику проще оценивать свои силы и время на прохождения обучения, когда он видит объем предстоящей работы. Даже если такой просьбы не поступало, предоставьте ему понятное расписание с разметкой по датам и времени, точные дедлайны для прохождения уровня и критерии успешного освоения программы.

Чтобы не забыть сказать о самом важном и дать сотрудникам возможность вернуться к информации позже, соберите главные тезисы в единый документ и добавьте к материалам курса. На каждый новый урок — новый документ с тезисами.

Заранее проконсультируйтесь с IT-специалистами о возможных проблемах и продумайте, как будете их решать, еще до того, как столкнетесь с ошибками. Полностью избежать их, скорее всего, не удастся, но можно минимизировать ущерб, если иметь готовые решения. Например, площадка может ограничивать вас в количестве участников или в длительности конференции. Могут возникнуть проблемы с интернет-соединением, камерами, микрофонами, компьютерами. Бывает, занятие прерывается из-за ошибки системы. А кто-то из сотрудников может не быть активным пользователем интернета и не сможет разобраться, как получить доступ к уроку и отправить свои ответы. Создайте список часто задаваемых вопросов с емкими, ясными ответами и поделитесь с коллективом контактом специалиста техподдержки, который сможет быстро ответить и решить возникшие проблемы.

Что, если уведомление о старте курса попадет в спам? Что, если ваш работник не знает, как обычно идет процесс обучения, и будет рано утром крахмалить белую рубашку? Что, если интерфейс курса не интуитивен? Поставьте себя на место сотрудника и пройдите его путь от получения уведомления о старте программы до завершения уровня. Предоставьте коллективу необходимую информацию: продумайте дополнительные каналы доставки уведомлений о старте и дедлайнах, опишите процесс занятий (будет ли использоваться видео, можно ли проходить занятия позже); сделайте запись экрана с обзором платформы — где находится микрофон, чат, дополнительные материалы, как отвечать на вопросы и смотреть результаты проделанной работы.

В первые минуты урока в записи или конференции в прямом эфире еще раз проинструктируйте всех собравшихся о технической стороне обучения: основные правила поведения, протокол и время для вопросов, функции площадки, необходимость включения видеокамеры или микрофона, сроки и дедлайны программы.

В конце тренинга в прямом эфире позвольте участникам задать вопросы. Это поможет углубить программу в будущем, включив в нее технические ошибки и проконтролировать эффективность обучения. Если тренинг проходит в записи, оставьте обратный адрес для вопросов и отзывов.

Подумайте, как вдохновить сотрудника пройти курс не ради успешного теста или для галочки, а для тренировки личных навыков и компетенций. Подсказка: когда человек чувствует себя важным и незаменимым участником процесса, он быстрее и с большим удовольствием вовлекается в работу. Создайте такую атмосферу, где каждый участник тренинга будет чувствовать себя востребованным. Используйте адресные сообщения при оценке заданий, отмечайте особые успехи, привлекайте к обсуждениям даже самых отъявленных молчунов.

Дистанционное обучение персонала является мощным инструментом развития сотрудников при грамотном планировании и успешной реализации. Используйте все возможные форматы — видео, тексты, вебинары, семинары и, конечно, книги. На платформе Alpina Digital уже есть все, что вам нужно для развития сотрудников: Библиотека с коллекцией лучших бизнес-книг на русском языке, Лекторий для онлайн-встреч с экспертами из разных сфер бизнеса и Академия для получения hard и soft skills.